Home » Blog » Communicatie: het kloppend hart van elk geslaagd evenement

Communicatie: het kloppend hart van elk geslaagd evenement

Portofoons in evenementenbeheer

Portofoons, ook wel walkie-talkies genoemd, zijn draagbare toestellen die radiogolven gebruiken om communicatie mogelijk te maken tussen twee of meerdere gebruikers. Een van de grootste voordelen van portofoons is dat ze direct, betrouwbaar en over grotere afstanden kunnen communiceren zonder afhankelijk te zijn van een mobiel netwerk. Organiseert u dus een groot evenement? Dan hoeft u zich geen zorgen te maken over telefoonmasten van Proximus, Orange of Telenet die door de vele bezoekers overbelast kunnen raken. Portofoons zetten hun eigen netwerk op en werken onafhankelijk van telecomproviders. Werkt u met slimme portofoons? Deze maken gebruik van een simkaart, zoals de Motorola TLK100 of TLK110, maar met een speciale simkaart krijgen deze voorrang op het netwerk. Zo gaat uw portofoonverkeer boven dat van bezoekers die live gaan op sociale media.

Voordelen van portofoons in evenementencoördinatie

Het gebruik van portofoons tijdens evenementen biedt verschillende voordelen:

  • Directe communicatie: Snelle informatie-uitwisseling draagt bij tot efficiënte besluitvorming en probleemoplossing.
  • Betrouwbaarheid: Portofoons blijven operationeel, zelfs op plaatsen waar mobiel bereik beperkt of verstoord is.
  • Duurzaamheid: Deze toestellen zijn stevig en bestand tegen verschillende weersomstandigheden, waardoor ze geschikt zijn voor zowel binnen- als buitenevenementen.
  • Gebruiksgemak: Dankzij de eenvoudige bediening kunnen teamleden snel aan de slag, zonder uitgebreide training.

Segmentatie van personeel

Elk onderdeel van een evenemententeam, van de beveiliging tot de technische crew en horecamedewerkers, kan baat hebben bij het gebruik van portofoons. Deze toestellen beschikken over meerdere kanalen en subkanalen. Zo kan elke discipline op een apart kanaal werken zonder storingen.

  • Evenementenorganisatoren: Voor algemene communicatie tijdens het evenement. Denk aan drukte aan de ingang of artiesten die begeleid moeten worden naar het podium.
  • Veiligheidspersoneel: Beveiligers zijn de oren en ogen van het evenement. Portofoons helpen hen om snel te reageren op incidenten.
  • Technische crew: Voor het snel oplossen van technische problemen, zoals defecte apparatuur of stroomvoorzieningen.
  • Verkeersregelaars: Om de in- en uitstroom van bezoekers en voertuigen vlot te coördineren.
  • Eerste hulp (EHBO): Voor het snel doorgeven en afhandelen van medische noodsituaties.

Belangrijke functies van portofoons

Bij de keuze van portofoons voor evenementenbeheer is het belangrijk om rekening te houden met de volgende factoren:

  • Bereik: Het toestel moet voldoende bereik hebben om de hele evenementen locatie te dekken.
  • Type: Is een vergunningsvrije portofoon voldoende? Of is een slimme portofoon nodig voor evenementen die zich over een groot gebied uitstrekken?
  • Duurzaamheid: De toestellen moeten stevig en bestand zijn tegen diverse weersomstandigheden.
  • Batterijduur: Een lange batterijduur is essentieel, zeker omdat evenementen vaak vele uren duren.

Bent u op zoek naar een geschikte portofoon voor uw evenement? Neem dan contact met ons op voor advies op maat.

Casestudies

We bekijken enkele praktijkvoorbeelden waarin de inzet van portofoons het succes van een evenement heeft bevorderd. Deze cases tonen aan hoe directe communicatie kan bijdragen tot verbeterde veiligheid, efficiëntie en algemeen beheer.

Verbeterde veiligheid en beveiliging

Tijdens een groot muziekfestival hadden horecamedewerkers, verkeersregelaars en EHBO-teams toegang tot portofoons. Toen er achter de bar een opstootje ontstond, kon het barpersoneel meteen de beveiliging inlichten. De beveiliging was snel ter plaatse om het incident onder controle te brengen.

Snelle medische paraatheid

Op een ander evenement raakte een bezoeker vooraan bij het podium buiten bewustzijn. Een beveiliger aan de dranghekken zag dit gebeuren en verwittigde onmiddellijk de EHBO via zijn portofoon. De EHBO-medewerkers ter plaatse beseften snel dat ze versterking nodig hadden en gaven dit door aan de centrale post, die meteen een ambulance liet oproepen. Toen de bezoeker bij de EHBO-post aankwam, stond de ambulance al klaar voor vervoer naar het ziekenhuis.

Gebruik van portofoons

Om portofoons optimaal te benutten tijdens evenementen, volgen hier enkele tips:

  • Zorg dat alle belangrijke teamleden een portofoon hebben.
  • Stel een duidelijk communicatieprotocol op, bijvoorbeeld met vooraf afgesproken radiocodes.
  • Leid uw personeel op in het gebruik van de portofoons.
  • Voer regelmatig controle en onderhoud uit op de toestellen, zoals het testen van de accu’s.

Conclusie

De kwaliteit van communicatie kan bepalend zijn voor het succes van een evenement. Portofoons vormen de ruggengraat voor communicatie tussen verschillende teams. Door te investeren in de juiste apparatuur, training en heldere protocollen, kan u ervoor zorgen dat elk evenement probleemloos verloopt.

Laat uw evenement niet in het water vallen door communicatiefouten. Investeer in goede portofoons en waarborg de veiligheid en het plezier van al uw bezoekers. Heeft u vragen over welke portofoon het meest geschikt is voor uw evenement? Contacteer ons vrijblijvend voor advies op maat.

Over de auteur: Anouk

Anouk is een gepassioneerde schrijfster en expert op het gebied van portofoons en headsets. Met jarenlange ervaring in de communicatiebranche heeft ze zich gespecialiseerd in communicatie oplossingen voor zowel de zakelijke als de particuliere markt.

Winkelwagen
Scroll naar boven

Portofoonheadsets.be

Support

Hallo👋, ik zag dat je onze website een bezoekje hebt gebracht. Bedankt voor je interesse!

Als je meer informatie wil of vragen hebt, sta ik samen met mijn collega's klaar om je te helpen. Aarzel niet om contact met mij op te nemen.

1